Gmail nareszcie uporządkowany

porządek w Gmail

Ponad 8 tysięcy nieprzeczytanych maili wygodnie leżało w mojej skrzynce pocztowej Gmail. Myślałem, że to przecież nie problem. Byłem przeświadczony o posiadaniu kontroli nad tym, które maile są ważne i muszę je przeczytać, a które mogę zostawić na później. Niestety to później nigdy nie następowało. Liczba nieprzeczytanych wiadomości wciąż rosła. Liczne powiadomienia na telefonie odrywały mnie od innych spraw. Sprawdzałem pocztę wielokrotnie w ciągu dnia, po to tylko, żeby zobaczyć nadejście informacji zupełnie dla mnie nieprzydatnych. Postanowiłem, że moją przygodę z minimalizmem zacznę od uporządkowania Gmaila, a pomogło mi w tym kilka odkrytych trików.

Ograniczenie liczny zakładek

Pod zakładkami Społeczności i Oferty miałem tysiące nieprzeczytanych wiadomości. Znajdowały się tam nieprzydatne mi do niczego powiadomienia z mediów społecznościowych oraz oferty handlowe, których nawet nie chciałem oglądać. Nie byłem świadomy, że ich istnienie może mieć negatywny wpływ na moją codzienność. Uważałem, że więcej czasu zajmie mi zrobienie porządku z nimi niż ich ignorowanie.

Dziś mam jedną główną zakładkę i każdego dnia utwierdzam się w przekonaniu, że tak jest lepiej. Moja skrzynka ma przez to prostą strukturę. Mam kontrolę nad tym co się w niej znajduje, co przychodzi, a czego się pozbywam. Nie ma ryzyka, że Gmail zakwalifikuje błędnie wiadomość i ta wpadnie do innej zakładki niż by się mogło wydawać. Dopiero po redukcji do jednej zakładki zobaczyłem ile spamu otrzymywałem. Warto od tego zacząć pracę nad uporządkowaniem całej skrzynki, gdyż od razu widać z jaką skalą problemu będziemy się mierzyć. Na szczęście pomimo ogromnej liczby maili byłem konsekwentny i przystąpiłem do kolejnego etapu prac.

Wypisanie się z newsletterów

Liczba maili pochodzących ze stron, na których kiedyś zapisałem się na newsletter (świadomie, bądź nieświadomie) była ogromna. Część z nich to treści, które kiedyś miałem ambicje czytać, ale jakoś nigdy nie miałem czasu ani motywacji. Część to oferty handlowe, na które zapisałem się, żeby przypadkiem nie ominęła mnie jakaś wyjątkowa promocja. Pomimo tego, że byłem na nie zapisany to i tak mnie ominęła, bo nawet ich nie otwierałem. Decyzja o tym czy usunąć się z listy subskrypcyjnej danego nadawcy była w istocie prosta. Wystarczyło szczerze powiedzieć sobie, czy w przyszłości tego typu wiadomości będę czytał i będą one dla mnie użyteczne. W większości przypadków odpowiedź brzmiała: nie. Na szczęście w każdym mailu był link do szybkiego wypisania się z listy mailingowej. Proces klikania w wiadomość od każdego wysyłającego z osobna, a potem znalezienie linku i ponowne kliknięcie, jest żmudny i czasochłonny.

Tym, którzy nie chcą zbyt długo zastanawiać się nad wartością komunikacji z danego adresu, polecam przetestowanie aplikacji takiej jak np. unroll.me. Przeszukuje ona naszą skrzynkę pod kątem różnych newsletterów, pokazuje ich listę i umożliwia w prosty sposób wypisanie się z nich. Banalne i genialne! A i jest bezpłatna, wymaga jedynie udostępnienia informacji o jej istnieniu jeżeli chcemy się wypisać z więcej niż 5 newsletterów. Wypisanie się z newsletterów spowodowało, że nagle dostaję dużo mniej maili. Rzadziej słyszę powiadomienia na telefonie. Rzadziej muszę sprawdzać, czy aby na pewno to nic ważnego. A im mniej rozpraszaczy i chwytania za telefon, tym więcej czasu na rzeczy ważne.

Zastosowanie etykiet i filtrowania

Przy okazji usuwanie całej masy niepotrzebnych wiadomości chciałem uporządkować te, które postanowiłem zachować. Korzystając z opcji etykiet w Gmail z łatwością podzieliłem swoje maile na te związane z rachunkami, zakupami, pracą, podróżami etc. Od razu utworzyłem też reguły (zwane filtrami) tak, aby znane mi adresy nadawców były odpowiednio oznaczane. Filtry przydały mi się również wtedy kiedy chciałem szybko usnąć dziesiątki nieotwartych wiadomości od nadawcy, którego komunikacji nie chciałem czytać ani archiwizować. Kwestia doboru etykiet i filtrów jest mocno indywidualna. Póki co staram się korzystać w domu z jednej skrzynki i jednego adresu prywatnego. Do celów służbowych wykorzystuje komputer służbowy i firmowy adres obsługiwany za pomocą programu Outlook. Natomiast jestem sobie w stanie wyobrazić, że ktoś mógłby chcieć poprzez Gmail obsługiwać zarówno adres prywatny i służbowy. W takim przypadku tym bardziej znakomicie sprawdzi się rozsądne segregowanie korespondencji.

Chciałbym podzielić się z Wami też ciekawym trikiem jak za pomocą filtrów i modyfikacji własnego adresu email sprawić, aby np. maile z newsletterów były etykietowane w ten sam sposób. Sprawa jest banalna. Zapisując się na jakiejś stronie na newsletter podajemy zmodyfikowany adres email np. minimalistata+newsletter@gmail.com zamiast minimalistata@gmail.com. Gmail nie bierze pod uwagę wszystkich znaków od “+” do “@” (włącznie z “+”) i dlatego możemy być pewni, że wiadomości będziemy otrzymywać na naszą skrzynkę. Ustawiając jednak w Gmailu regułę, że maila adresowane do minimalistata+newsletter@gmail mają być oznaczane etykietą “newsletter”, zapewniamy sobie automatyczne kategoryzowanie tych wiadomości.

Aktywacja podglądu wiadomości

Jest jeszcze jedna opcją, którą pomogła mi w czyszczeniu skrzynki Gmail, a o której mało kto wie. Włączyłem podgląd wiadomości, co znacznie przyspieszyło proces przeglądania wiadomości. Nie musiałem za każdym razem wchodzić do maila a potem powracać do listy w głównej zakładce. Mając wszystko w jednym widoku, szybciej mogłem podjąć decyzję o tym co zrobię z daną wiadomością. Istnieje opcja podziału pionowego lub poziomego. Polecam ten pierwszy, gdyż pozwala on taką samą liczbę maili jak w opcji bez podglądu. Funkcje podglądu dostępne są w ustawieniach pod zakładką Laboratorium. Po jej aktywacji pojawi się ikona w prawym górnym rogu do wyboru opcji pionowej lub poziomej.

Doprowadzenie do sytuacji, w której mam pustą skrzynkę odbiorczą, zajęło mi kilka dni. Na tym jednak nie koniec. Teraz muszę przemyśleć jak zarządzać wiadomościami, które będą przychodzić w przyszłości. Myślę o wyćwiczeniu w sobie nawyku, aby utrzymać wypracowany stan. O tym pewnie innym razem 😉

Dodaj komentarz